Réf. annonce

ENYX-2022-OFFICE MANAGER-FR

Type de contrat

Temps Plein

Experience dans la fonction

Min 3 ans

Formation

Bac+2 (gestion d’entreprise, RH, commerce, …)

Package

Base + Variable

L'entreprise

À Enyx, nous souhaitons fournir les technologies les plus avancées aux acteurs des salles de marchés dans l’idée de construire des infrastructures toujours plus adaptées, efficaces et équitables.

Nous croyons aux bénéfices de la technologie FPGA et à son accessibilité à un grand public d’utilisateurs pour résoudre une grande variété de problèmes de différentes complexités.

Derrière nos produits, nous avons des équipes talentueuses, motivées et passionnées à Paris, New-York, Londres, Hong-Kong et récemment Montréal.

Description du poste

En tant qu’Office Manager, tu rejoins l'équipe Enyx, où tu seras en charge de proposer un cadre de travail fonctionnel et agréable aux équipes. Tu es le point de contact pour tous les besoins internes liés à la gestion de notre site. Tu travailleras directement pour la Directrice des Opérations, Inès, et tu seras en charge de l’organisation générale des espaces de travail et du bien-être des collaborateurs au sein des bureaux. Les périmètres de gestion et d’intervention sont les suivants :


Organisation et gestion du bureau:

  • Gérer les fournitures de bureau et consommables
  • Veiller à la mise en œuvre du « clean desk policy »
  • Gérer les sous-traitant techniques intervenant dans l’aménagement et le maintien des locaux
  • Enregistrer et gérer les référentiels et classement des documents d’entreprises (contrats fournisseurs, pièces administratives sous-traitants, pièces légales, … )
  • Concevoir des supports et des modèles de documents (présentation, formulaires, tableaux, etc.)
  • Rédiger et gérer le courrier et son archivage
  • Réserver les billets et hôtels pour les collaborateurs
Logistique:
  • Gestion de la relation avec les partenaires logistiques ( UPS )
  • Assurer la bonne réception des stocks de produits destinés à la revente, classement des justificatifs d’importation
  • Préparation des envois UPS destinés à la vente à l’international en s’assurant de la bonne collecte des documents requis pour l’export dans le pays de destination.
  • Suivi des envois jusqu'à destination.
Ressources humaines :
  • Assister les actions de recrutement:
    • Assurer la mise à jour des informations de recrutements et annonces sur les réseaux sociaux et (LinkedIn, etc.) et les jobboards
    • Organiser la logistique des recrutements: Réaliser les convocations, planning, accueil des candidats, point de contact administratif et suivi du tableau de bord
    • Réaliser les réponsesaux candidats, statistiques
    • Établir les offres d’embauches et les contrats de travail, les avenants,..
  • Anticiper les besoins logistiques avec l’équipe IT (PC, accès informatique, etc.)
  • Établir le dossier administratif du nouveau salarié
  • Suivi des formations d’onboarding des nouveaux collaborateurset retour d’expérience sur les processus d’intégration
  • Prendre les RDV des visites médicales et mettre à jour le tableau de suivi
  • Réception, contrôle et archivage des justificatifs mensuels (Transports, notes de frais, …)
  • Mettre à jour les tableaux de bord liés à la gestion du personnel (suivi congés, arrêts maladie, etc.) et les transmettre à la comptabilité
  • Inscription et suivi du plan formation
  • Gestion des partenaires RH/sociaux (Mutuelle-Swile…)
Evénements d’entreprise:
  • Organiser les évènements internes mensuels
  • Événements trimestriels
  • Conférences annuelles
  • Organiser les évènements externes et les événements de groupe

Profil du candidat

A propos de vous

  • Formations possibles: Bac+2 (gestion d’entreprise, RH, commerce, …)
  • Bon niveau d'anglais écrit et parlé
  • Expérience professionnelle minimum 3 ans
  • Être force de proposition, rigoureux(se)
  • Très bonne communication, aimer partager et accompagner
  • Proposer des solutions suite à l’identification d’un problème
  • Viser l’excellence
  • Esprit de service, pragmatique
  • Envie de contribuer à l’amélioration de l’organisation
Qu’est ce que nous vous proposons ?
  • Vous serez un membre intégré dans l’équipe et votre travail aura un fort impact.
  • Vous aurez l’opportunité de vous lancer des défis, d'éviter le statu-quo dans un but de qualité, performance et excellence opérationnelle
  • Nous offrons des avantages vous permettant d’avoir une bonne balance entre vie professionnelle et vie personnelle :
    • Flexibilité sur les horaires de travail
    • Budget dédié à votre confort bureautique
    • Mutuelle d’entreprise
    • Plateforme en ligne de gestion des investissements au sein du PEE/PERCO
    • Intéressement
    Déroulements des entretiens
    • Échange Téléphonique
    • Entretien Équipe
    • Entretien final avec Inès notre COO
    Nous traitons toute candidature avec égalité - Nous ne pratiquons pas de discrimination de race, religion, couleur, origine, genre, orientation sexuelle, âge, statut marital, ou handicap.

    Lieu de travail

    8 rue Greneta, 75003, Paris, France

    8 rue Greneta, 75003, Paris, France

Mots-clés

Office Management

HR

Excel

Office

Administration

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